(Oleh: Niken Fitra Kharisma/ 0848058)
I.Enterprise Resource Planning
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem pemroses transaksi serta sistem yang dapat mengintegrasikan antar departemen. Sistem ERP merupakan seperangkat aplikasi atau modul bisnis yang terintegrasi, yang dapat memuat fungsi bisnis, seperti akuntansi buku besar, utang, piutang, perencanaan bahan baku, manajemen pesanan, kontrol persediaan, dan manajemen sumber daya manusia. Biasanya modul ini dibeli dari sebuah vendor software. Dalam banyak kasus sebuah perusahaan mungkin hanya membeli seperangkat bagian modul dari vendor tertentu, mencampurnya dengan modul vendor lain dan dengan aplikasi yang telah ada di perusahaan.
Sistem ERP berbeda dengan pendekatan sebelumnya untuk mengembangkan atau membeli aplikasi bisnis setidaknya dalam dua hal. Yang pertama, modul ERP terintegrasi, terutamaseperangkat definisi dan data base. Setelah sebuah transaksi diproses dalam suatu area, seperti pemesanan barang, dampak dari tarnsaksi tersebut kemudian merefleksikan semua area yang lain, sperti akuntansi, jadwal produksi, dan pembelian. Yang kedua, modul ERP telah didesain untuk merefleksikan cara melakukan bisnis, khususnya seperangkat proses bisnis. Tidak seperti seuah pendekatan fungsi sistem informasi, sistem ERP berdasarkan pandangan rantai nilai yaitu departemen mengkoordinasikan pekerjaan mereka. Untuk mengimplementasikan sistem ERP, kemudian, sebuah perusahaan melakukan perubahan proses bisnis. Jika sebuah perusahaan membeli sistem ERP, perusahaan mungkin membutuhkan perubahan prosesnya untuk menyesuaikan dengan paket software. Perusahaan yang beradaptasi dengan paket software, bukan sebaliknya.
Harus ditekankan bahwa mengimplementasikan sistem ERP sangat sulit karena perusahaan harus merubah bisnis yang dijalankan. Sistem ERP juga mahal. Biaya yang dikeluarkan tidak hanya lisensi software namun juga investasi hardware dan network biaya konsultasi yang lain.
Selebihnya, pemilihan vendor ERP yang tepat merupakan pekerjaan yang sulit. Vendor terkemuka diantaranya SAP, PeopleSoft Inc, Oracle dan Baan. Untuk pembelian ERP, ada beberapa argumen kuat untuk mengambil single vendor, seperti pengintegrasian yang kuat aplikasi merupakan proses yang memungkinkan dan terstandarisasi. Di sisi lain, pemilihan single vendor dapat mengurangi fleksibilitas untuk perusahaan yang mengadopsi. Sebuah pendekatan “best of breed” atau mix-and-match dengan multiple vendor memungkinkan perusahaan memperoleh lebih banyak kebutuhan unik dan mengurangi menggantungkan pada single vendor; dan sebaliknya, seperti sebuah pendekatan membuat implementasi lebih memakan waktu dan sistem perawatan yang rumit. Dengan pndekatan tersebut, biasanya perlu menggunakan vendor atau perusahaan konsultan lan, atau keduanya, untuk membantu prose implementasi. Untuk perusahaan besar, multidivisional, pengimplementasian ERP sangat kompleks, tugas yang menantang yang membutuhkan pikiran terbaik dan perhatian yang waspada pada ahli sistem informasi internal, manajer bisnis internal, dan konsultan eksternal. Sebagaian besar implementasi ERP menunjukkan hasil positif, tapi tidak selalu tepat. Hasil sistem ERP, dalam bentuk informasi pengambilan keputusan strategis dan operasional serta perencanaan, dan efisiensi, profitabilitas, dan pertumbuhan yang lebih baik, membuat usaha-usaha dan biaya menjadi bermanfaat.
II.PT Semen Gresik
PT Semen Gresik merupakan perusahaan semen terbesar di Indonesia. Visi perusahaan ini adalah menjadi pemimpin perusahaan semen dengan reputasi internasional dan mampu menciptakan nilai tambah pada para stakeholder.
Sedangkan misi perusahaan ini yang pertama adalah memproduksi dan memperdagangkan semen dan produk lain yang relevan dengan orientasi pada kepuasan konsumen dengan menerapkan teknologi ramah lingkungan. Yang kedua adalah menciptakan manajemen korporat yang sesuai dengan standar internasional dengan menegakkan etika bisnis, solidaritas, dan bersikap proaktif, efektif, dan inovatif dalam menunjukkan kinerja. Yang ketiga, mempunyai daya saing dalam pasar semen domestik maupun internasional. Yang keempat, memberdayakan dan menjaga sinergi di antara unit bisnis strategis untuk berkelanjutan. Yang kelima, mempunyai komitmen untuk peningkatan kemakmuran para stakeholder, khususnya pemegang saham, karyawan dan komunitas di sekitarnya.
PT Semen Gresik memiliki bebagai tipe semen. Semen utama yang diproduksi adalah tipe I semen Portland (Ordinary Portland Cement –OPC). Sebagai tambahan, berbagai tipe semen khusus dan campuran juga diproduksi, untuk penggunaan terbatas dan jumlah kecil daripada OTC. Secara keseluruhan produk-produk perusahaan ini yaitu Ordinary Portland Cement Tipe I, Portland Cement Tipe II, Ordinary Portland Cement Tipe III, Ordinary Portland Cement Tipe V, Ordinary Portland Cement Tipe III, Portland Pozzoland Cement (PPC), Portland Composite Cement (PCC), Super Masonary Cement (SMC), Oil Well Cement, Class G-HSR (High Sulfate Resistance), dan Special Blended Cement (SBC).
III.Penerapan ERP PT Semen Gresik
PT Semen Gresik merupakan salah satu perusahaan yang menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP). Hal ini dilakukan untuk mengintegrasikan dan mengefisienkan proses bisnisnya. Pemanfaatan ERP akan membantu dalam menangani sistem informasi yang kompleks dan rantai pasokannya. Perusahaan ini mulai menerapkan ERP sejak tahun 2003 dengan salah satu vendor asing.
Penggunaan ERP bermula adanya kesulitan yang dialami oleh karyawan dalam memantau barang apa saja yang diambil oleh user di tiap departemen.Namun setelah adanya ERP, karyawan dapat memantau secara online. Ketika bagian produksi membeli barang, maka pada saat yang sama bagian lain akan mengetahui. Bahkan, hingga pada status apakah barang yang dibeli tersebut sudah sampai gudang atau belum. Begitu pula dalam hal purchase order, yang sebelumnya membutuhkan waktu 2-3 hari sampai disetujui atasan, setelah dengan ERP hanya cukup dilakukan dalam hitungan menit saja. Meskipun atasan yang bersangkutan tidak di tempat, pembelian tetap dapat dilangsungkan karena dapat disetujui secara online dari mana pun.
Manfaat lain yang diperoleh karyawan PT Semen Gresik antara lain, karyawan tidak perlu ke kantor pusat untuk mengirimkan hard copy karena bisa dilakukan secara online. Staf bagian keuangan tidak perlu lagi bolak-balik mengonsolidasikan data-data keuangan harian dari berbagai lokasi, karena secara otomatis semua data masuk dan terkonsolidasi ke dalam sistem aplikasi keuangan pusat.
Jauh sebelum memanfaatkan ERP JD Edwards, Semen Gresik menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya.
Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan -- khususnya para user -- yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Karena itu, manajemen akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir.
Sistem aplikasi yang dikembangkan sendiri ternyata tidak akan mungkin bisa mendukung kebutuhan perusahaan. Hak ini karena aplikasi dibuat secara terpisah-pisah (islands), sehingga sangat sulit diintegrasikan antara satu dan lainnya. Beberapa aplikasi seperti Inventory, Finance dan Purchasing, dibuat berdasarkan kebutuhan para user waktu itu. Tapi, tampaknya kebutuhan perusahaan dari waktu ke waktu terus berubah. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user. Dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka. Namun jika permintaan itu datang sekaligus dari beberapa departemen untuk dibuat aplikasi baru, mereka akan kewalahan.
Adanya alasan tersebut maka pada tahun 1998 Semen Gresik akhirnya membentuk tim konsolidasi yang disebut Tim Sistem Informasi Grup Semen Gresik, yang diketuai Toddy. Tim inti konsolidasi ini beranggotakan 7 orang: tiga dari Semen Gresik, dua dari Semen Padang, dan dua dari Semen Tonasa.
Selanjutnya, tim ini menentukan modul-modul yang tepat diimplementasi. Tahapan ini disebut Global Scoping. Proses yang memakan waktu tiga bulan ini dibantu oleh PriceWaterhouse sebagai konsultan pendamping.
Tim tersebut juga mengkaji secara mendalam sistem informasi yang tepat untuk perusahaan. Maklum, kata Toddy, manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasi mimpi tersebut, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.
Tugas tim proyek sistem informasi Grup Semen Gresik tersebut meliputi yang pertama, mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan. Yang kedua, melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan. Ketiga, mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan. Keempat, menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek. Kelima,melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi. Keenam, membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.
Setelah melakukan pertimbangan selama 1,5 tahun, Semen Gresik menggunakan solusi ERP JP Edwards. Pertimbangan ini didasarkan pada solusi Best Practise, cukup fleksibel serta mudah digunakan. Modul ini juga digunakan oleh lima pemain semen terbesar di dunia.
Sebelum melakukan implementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan.
Kemudian perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya, seperti dua unit IBM Risc 6000 untuk database yang difungsikan sebagai Enterprise Server (database server), IBM Risc 6000 tipe F80 yang difungsikan sebagai Web Server, server Compaq tipe FL 530 yang difungsikan untuk Deployment Server, dan Server IBM RS 6000 F200 yang berfungsi sebagai Enterprises Storage Server, plus 500 unit PC. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi. Proses ini memakan waktu hingga dua tahun.
Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing dapat berjalan mulai Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.
Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen.
Pada saat implementasi dilakukan perusahaan tidak menemukan kendala yang berarti. Hal yang paling rumit terjadi adalah saat implementasi modul Sales Order & Transportation. Pasalnya, untuk modul ini, para user tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya 100-an. Mereka tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Repotnya, kata Toddy, mereka umumnya terbiasa dengan pola lama, sehingga ketika harus berubah ke sistem baru, merasa kesulitan. Jadi, kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya.
Karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.
Untuk menghubungkan berbagai lokasi dengan para pelanggan, Semen Gresik memfasilitasinya dengan leased line, baik dengan teknologi VSAT, Frame Relay, maupun dial up. Sementara, database tersentralisasi di Gresik. Guna menjamin tingkat ketersediaan yang tinggi, disediakan redundant server dan jaringan khusus untuk proses-proses tertentu.
Dari sisi perangkat, para pelanggan Semen Gresik -- distributor, ekspeditur dan toko-toko -- hanya perlu dilengkapi PC bermodem. Mereka cukup melakukan dial-up ke fasilitas komputer di gudang Semen Gresik terdekat (tersebar di 26 Lokasi). Tiap gudang tersebut dilengkapi fasilitas Virtual Private Network. Dalam praktiknya, para user yang akan mengakses ke jaringan, terlebih dulu harus memasukkan password. Setelah itu, baru masuk ke aplikasi, dan di situ kemudian ditanyakan lagi User ID dan password-nya. Jadi, ada tiga level sebelum bisa bertransaksi.
Setelah implementasi ERP, proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat. Keluhan dari para user-pun sudah hampir tidak ada lagi. Dari sisi produktivitas karyawan juga terdapat peningkatan. Mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru berjalan, umumnya user mengaku puas.
Untuk bisa merasakan manfaat di atas, sedikitnya Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.
Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik meliputi Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar. Umum & Administrasi: Rp 800 juta. Tata Ruang: Rp 400 juta.
IV.Kesimpulan
Penerapan ERP yang dilakukan oleh PT Semen Gresik bermula adanya kebutuhan integrasi data antar bagian. Berbagai manfaat dapat dirasakan oleh semua pihak yang berkepentingan dengan perusahaan ini, mulai dari karyawan, supplier maupun komunitas lain.
Menurut Brown dan Vessey (2003) dalam Martin et al (2005), terdapat lima faktor yang harus dikelola baik dalam proyek ERP PT Semen Gresik agar berhasil. Faktor-faktor tersebut adalah:
Daftar Pustaka
Humaedi , Dedi. 2003. “Ketika Sang Juragan Semen Ingin Naik Kelas”. http://www.swa.co.id/swamajalah/swadigital/details.php?cid=1&id=1973. 21 Agustus
http://www.semengresik.com/
Martin, E. Wainright. 2005. “Managing Information Technology”. New Jersey: Pearson Prentice Hall.
I.Enterprise Resource Planning
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem pemroses transaksi serta sistem yang dapat mengintegrasikan antar departemen. Sistem ERP merupakan seperangkat aplikasi atau modul bisnis yang terintegrasi, yang dapat memuat fungsi bisnis, seperti akuntansi buku besar, utang, piutang, perencanaan bahan baku, manajemen pesanan, kontrol persediaan, dan manajemen sumber daya manusia. Biasanya modul ini dibeli dari sebuah vendor software. Dalam banyak kasus sebuah perusahaan mungkin hanya membeli seperangkat bagian modul dari vendor tertentu, mencampurnya dengan modul vendor lain dan dengan aplikasi yang telah ada di perusahaan.
Sistem ERP berbeda dengan pendekatan sebelumnya untuk mengembangkan atau membeli aplikasi bisnis setidaknya dalam dua hal. Yang pertama, modul ERP terintegrasi, terutamaseperangkat definisi dan data base. Setelah sebuah transaksi diproses dalam suatu area, seperti pemesanan barang, dampak dari tarnsaksi tersebut kemudian merefleksikan semua area yang lain, sperti akuntansi, jadwal produksi, dan pembelian. Yang kedua, modul ERP telah didesain untuk merefleksikan cara melakukan bisnis, khususnya seperangkat proses bisnis. Tidak seperti seuah pendekatan fungsi sistem informasi, sistem ERP berdasarkan pandangan rantai nilai yaitu departemen mengkoordinasikan pekerjaan mereka. Untuk mengimplementasikan sistem ERP, kemudian, sebuah perusahaan melakukan perubahan proses bisnis. Jika sebuah perusahaan membeli sistem ERP, perusahaan mungkin membutuhkan perubahan prosesnya untuk menyesuaikan dengan paket software. Perusahaan yang beradaptasi dengan paket software, bukan sebaliknya.
Harus ditekankan bahwa mengimplementasikan sistem ERP sangat sulit karena perusahaan harus merubah bisnis yang dijalankan. Sistem ERP juga mahal. Biaya yang dikeluarkan tidak hanya lisensi software namun juga investasi hardware dan network biaya konsultasi yang lain.
II.PT Semen Gresik
PT Semen Gresik merupakan perusahaan semen terbesar di Indonesia. Visi perusahaan ini adalah menjadi pemimpin perusahaan semen dengan reputasi internasional dan mampu menciptakan nilai tambah pada para stakeholder.
Sedangkan misi perusahaan ini yang pertama adalah memproduksi dan memperdagangkan semen dan produk lain yang relevan dengan orientasi pada kepuasan konsumen dengan menerapkan teknologi ramah lingkungan. Yang kedua adalah menciptakan manajemen korporat yang sesuai dengan standar internasional dengan menegakkan etika bisnis, solidaritas, dan bersikap proaktif, efektif, dan inovatif dalam menunjukkan kinerja. Yang ketiga, mempunyai daya saing dalam pasar semen domestik maupun internasional. Yang keempat, memberdayakan dan menjaga sinergi di antara unit bisnis strategis untuk berkelanjutan. Yang kelima, mempunyai komitmen untuk peningkatan kemakmuran para stakeholder, khususnya pemegang saham, karyawan dan komunitas di sekitarnya.
PT Semen Gresik memiliki bebagai tipe semen. Semen utama yang diproduksi adalah tipe I semen Portland (Ordinary Portland Cement –OPC). Sebagai tambahan, berbagai tipe semen khusus dan campuran juga diproduksi, untuk penggunaan terbatas dan jumlah kecil daripada OTC. Secara keseluruhan produk-produk perusahaan ini yaitu Ordinary Portland Cement Tipe I, Portland Cement Tipe II, Ordinary Portland Cement Tipe III, Ordinary Portland Cement Tipe V, Ordinary Portland Cement Tipe III, Portland Pozzoland Cement (PPC), Portland Composite Cement (PCC), Super Masonary Cement (SMC), Oil Well Cement, Class G-HSR (High Sulfate Resistance), dan Special Blended Cement (SBC).
III.Penerapan ERP PT Semen Gresik
PT Semen Gresik merupakan salah satu perusahaan yang menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP). Hal ini dilakukan untuk mengintegrasikan dan mengefisienkan proses bisnisnya. Pemanfaatan ERP akan membantu dalam menangani sistem informasi yang kompleks dan rantai pasokannya. Perusahaan ini mulai menerapkan ERP sejak tahun 2003 dengan salah satu vendor asing.
Penggunaan ERP bermula adanya kesulitan yang dialami oleh karyawan dalam memantau barang apa saja yang diambil oleh user di tiap departemen.Namun setelah adanya ERP, karyawan dapat memantau secara online. Ketika bagian produksi membeli barang, maka pada saat yang sama bagian lain akan mengetahui. Bahkan, hingga pada status apakah barang yang dibeli tersebut sudah sampai gudang atau belum. Begitu pula dalam hal purchase order, yang sebelumnya membutuhkan waktu 2-3 hari sampai disetujui atasan, setelah dengan ERP hanya cukup dilakukan dalam hitungan menit saja. Meskipun atasan yang bersangkutan tidak di tempat, pembelian tetap dapat dilangsungkan karena dapat disetujui secara online dari mana pun.
Manfaat lain yang diperoleh karyawan PT Semen Gresik antara lain, karyawan tidak perlu ke kantor pusat untuk mengirimkan hard copy karena bisa dilakukan secara online. Staf bagian keuangan tidak perlu lagi bolak-balik mengonsolidasikan data-data keuangan harian dari berbagai lokasi, karena secara otomatis semua data masuk dan terkonsolidasi ke dalam sistem aplikasi keuangan pusat.
Jauh sebelum memanfaatkan ERP JD Edwards, Semen Gresik menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya.
Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan -- khususnya para user -- yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Karena itu, manajemen akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir.
Sistem aplikasi yang dikembangkan sendiri ternyata tidak akan mungkin bisa mendukung kebutuhan perusahaan. Hak ini karena aplikasi dibuat secara terpisah-pisah (islands), sehingga sangat sulit diintegrasikan antara satu dan lainnya. Beberapa aplikasi seperti Inventory, Finance dan Purchasing, dibuat berdasarkan kebutuhan para user waktu itu. Tapi, tampaknya kebutuhan perusahaan dari waktu ke waktu terus berubah. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user. Dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka. Namun jika permintaan itu datang sekaligus dari beberapa departemen untuk dibuat aplikasi baru, mereka akan kewalahan.
Adanya alasan tersebut maka pada tahun 1998 Semen Gresik akhirnya membentuk tim konsolidasi yang disebut Tim Sistem Informasi Grup Semen Gresik, yang diketuai Toddy. Tim inti konsolidasi ini beranggotakan 7 orang: tiga dari Semen Gresik, dua dari Semen Padang, dan dua dari Semen Tonasa.
Selanjutnya, tim ini menentukan modul-modul yang tepat diimplementasi. Tahapan ini disebut Global Scoping. Proses yang memakan waktu tiga bulan ini dibantu oleh PriceWaterhouse sebagai konsultan pendamping.
Tim tersebut juga mengkaji secara mendalam sistem informasi yang tepat untuk perusahaan. Maklum, kata Toddy, manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasi mimpi tersebut, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.
Tugas tim proyek sistem informasi Grup Semen Gresik tersebut meliputi yang pertama, mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan. Yang kedua, melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan. Ketiga, mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan. Keempat, menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek. Kelima,melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi. Keenam, membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.
Setelah melakukan pertimbangan selama 1,5 tahun, Semen Gresik menggunakan solusi ERP JP Edwards. Pertimbangan ini didasarkan pada solusi Best Practise, cukup fleksibel serta mudah digunakan. Modul ini juga digunakan oleh lima pemain semen terbesar di dunia.
Sebelum melakukan implementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan.
Kemudian perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya, seperti dua unit IBM Risc 6000 untuk database yang difungsikan sebagai Enterprise Server (database server), IBM Risc 6000 tipe F80 yang difungsikan sebagai Web Server, server Compaq tipe FL 530 yang difungsikan untuk Deployment Server, dan Server IBM RS 6000 F200 yang berfungsi sebagai Enterprises Storage Server, plus 500 unit PC. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi. Proses ini memakan waktu hingga dua tahun.
Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing dapat berjalan mulai Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.
Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen.
Pada saat implementasi dilakukan perusahaan tidak menemukan kendala yang berarti. Hal yang paling rumit terjadi adalah saat implementasi modul Sales Order & Transportation. Pasalnya, untuk modul ini, para user tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya 100-an. Mereka tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Repotnya, kata Toddy, mereka umumnya terbiasa dengan pola lama, sehingga ketika harus berubah ke sistem baru, merasa kesulitan. Jadi, kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya.
Karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.
Untuk menghubungkan berbagai lokasi dengan para pelanggan, Semen Gresik memfasilitasinya dengan leased line, baik dengan teknologi VSAT, Frame Relay, maupun dial up. Sementara, database tersentralisasi di Gresik. Guna menjamin tingkat ketersediaan yang tinggi, disediakan redundant server dan jaringan khusus untuk proses-proses tertentu.
Dari sisi perangkat, para pelanggan Semen Gresik -- distributor, ekspeditur dan toko-toko -- hanya perlu dilengkapi PC bermodem. Mereka cukup melakukan dial-up ke fasilitas komputer di gudang Semen Gresik terdekat (tersebar di 26 Lokasi). Tiap gudang tersebut dilengkapi fasilitas Virtual Private Network. Dalam praktiknya, para user yang akan mengakses ke jaringan, terlebih dulu harus memasukkan password. Setelah itu, baru masuk ke aplikasi, dan di situ kemudian ditanyakan lagi User ID dan password-nya. Jadi, ada tiga level sebelum bisa bertransaksi.
Setelah implementasi ERP, proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat. Keluhan dari para user-pun sudah hampir tidak ada lagi. Dari sisi produktivitas karyawan juga terdapat peningkatan. Mengacu pada survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru berjalan, umumnya user mengaku puas.
Untuk bisa merasakan manfaat di atas, sedikitnya Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.
Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik meliputi Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar. Umum & Administrasi: Rp 800 juta. Tata Ruang: Rp 400 juta.
IV.Kesimpulan
Penerapan ERP yang dilakukan oleh PT Semen Gresik bermula adanya kebutuhan integrasi data antar bagian. Berbagai manfaat dapat dirasakan oleh semua pihak yang berkepentingan dengan perusahaan ini, mulai dari karyawan, supplier maupun komunitas lain.
Menurut Brown dan Vessey (2003) dalam Martin et al (2005), terdapat lima faktor yang harus dikelola baik dalam proyek ERP PT Semen Gresik agar berhasil. Faktor-faktor tersebut adalah:
- Top manajemen terlibat di dalam proyek, tidak hanya terlibat di luar. Karena sistem enterprise membutuhkan perubahan fundamental dengan cara sebuah perusahaan menunjukkan bisnis prosesnya, bisnis eksekutifnya perlu tampak aktif untuk mendanai dan hadir dalam proyek. Manajer tingkat bawah tidak akan berpengaruh untuk meyakinkan bahwa tidak hanya modul ERP yang akan diatur untuk menyesuaikan dengan solusi proses bisnis terbaik untuk perusahaan, namun juga semua manajer bisnis yang relevan terlibat dalam perubahan organisasi yang penting untuk memanfaatkan kemampuan paket software.Dalam kasus PT Semen Gresik, tidak hanya tim proyek yang perlu terlibat dalam perencanaan dan penerapan ERP namun juga top manajemen. Hal ini diperlukan agar pemanfaatn ERP ini menjadi tanggung jawab bersama.
- Project leader merupakan veteran, dan anggota tim merupakan pengambil keputusan. Karena implementasi sistem ERP sangat kompleks, pemimpin proyek harus memiliki ketrampilan dan track record yang terbukti dengan memimpin proyek yang memiliki dampak pada bisnis. Anggota tim yang menunjukkan unit bisnis berbeda dan fungsi bisnis yang berbeda (misalnya, keuangan, pemasaran, dan manufaktur) juga harus diberdayakan untuk pengambilan keputusan untuk kepentingan unit atau fungsi yang mereka mainkan. Jika anggota tim tidak memiliki hak pengambilan keputusan, pemimpin proyek tidak akan mampu memenuhi deadline proyek yang telah disetujui. Kerja sama antara project leader dan anggota tim harus dibangun. Hal ini agara tidak ada kesalahpahaman dalam merencanakan dan mengimplementasikan proyek ERP ini khususnya saat implementasi modul Sales Order & Transportation. Modul ini tidak hanya melibatkan pihak internal namun juga mitra bisnis.
- Pihak ketiga mengisi gap keahlian dan transfer pengetahuan mereka. Sistem ERP diimplementasikan dengan bantuan partner implementasi pihak ketiga (konsultan). Seperangkat ketrampilan konsultan yang dibutuhkan akan tergantung pada seperangkat ketrampilan dan pengalaman pembelian bisnis perusahaan dan manajer IT. Jika tidak ada pemimpin proyek internal dengan ketrampilan manajemen proyek, konsultan seharusnya digunakan untuk membantu mengelola proyek. Bagaimanapun, sebelum konsultan meninggalkan, staff internal perlu memperoleh pengetahuan yang dibutuhkan untuk melanjutkan mengoperasikan sistem baru. Banyak organisasi mengembangkan persetujuan dengan konsultan yang secara eksplisit merujuk pada transfer pengetahuan pada staff internal sebagi bagian kontrak konsultan. PT Semen Gresik dalam hal ini menunjuk konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Kedua konsultan tersebut membantu mengimplementasikan dan memberikan pengetahuan melalui pelatihan.
- Mengubah manajemen hand-in-hand dengan perencanaan proyek. Banyak pengguna sistem ERP meng-underestimate kebutuhan sumber daya proyek untuk membantu menyiapkan bisnis untuk mengimplementasikan sistem baru. Sistem ERP mengharuskan pelatihan tidak hanya menggunakan sistem baru, tapi juga bagaiman menunjukkan proses bisnis, dalam cara baru memanfaatkan kemampuan paket. Karena integrasi yang ketat dari modul ERP, pekerja perlu mempelajari lebih banyak tentang apa yang terjadi sebelum dan setelah mereka berinteraksi dengan sistem. Perusahaan dengan masalah yang lebih sedikit pada waktu mengimplementasi mulai merencanakan perubahan-perubahan tersebut sebagai bagian dari keseluruhan kegiatan perencanaan proyek. Pelatihan PT Semen Gresik yang dilakukan oleh dua konsultannya berhasil memberikan transfer knowledge pada para karyawan dan pengguna ERP PT Semen Gresik. Dengan pelatihan ini, akan membantu pemanfaatan yang maksimal dan pemberian bekal pengetahuan pada para pengguna.
- Menyamakan pola pikir. Karena karakteristik integrasi modul paket ERP, perusahaan biasanya mengimplementasikan paket sebagai bentuk “vanila” sebisa mungkin. Hal ini berarti personnel bisnis akan ditanya untuk “menyerah” pada beberapa fungsionalitas yang mereka miliki dalam ssitem ERP yang dipindahkan. Dengan kata lain, perusahaan perlu menyamakan pola pikir, yang berlawanan dengan memperkirakan solusi optimal. Untuk beberapa perusahaan dengan banyak unit di dunia, manajer bisnis juga akan ditanya untuk menyetujui beberapa cara yang kurang optimal dalam melakukan sesuatu agar memperoleh standar konfigurasi perusahaan. Sebagai rule of thumb adalah mencoba dan menjaga solusi standar untuk 80 persen oaket konfigurasi, menyadari customization lokal yang akan dibutuhkan sesuai dengan regulasi khusus suatu negara. Perencanaan yang matang dan kerja sama antar pihak dalam menerapkan sistem ERP, membantu tercapainya keberhasilan penggunaan ERP di PT Semen Gresik. Penyamaan pola pikir tentang apa yang diinginkan oleh masing-masing pihak telah dikomunikasikan dengan baik.
Daftar Pustaka
Humaedi , Dedi. 2003. “Ketika Sang Juragan Semen Ingin Naik Kelas”. http://www.swa.co.id/swamajalah/swadigital/details.php?cid=1&id=1973. 21 Agustus
http://www.semengresik.com/
Martin, E. Wainright. 2005. “Managing Information Technology”. New Jersey: Pearson Prentice Hall.
Niken,
BalasHapusApakah Semen gresik menggunakan ERP untuk keperluan lain selain selain supply chain management? Seperti HRM & finance accounting.
Apa ya pertimbangan SG untuk menggunakan JD Edwards, bukan SAP R/3. SAP ngetren juga lho sebagai software ERP, hehehe.
yah...akhirnya sekarang pakai SAP juga. biaya dah lumayan banyak keluar...akhirnya ganti juga ke SAP....banyak duit sih
BalasHapuskapan pt sg buka lowngan buat smk asli wong gresik
BalasHapustgl 01 Jan 2010 SG sudah go live dengan SAP. Siapa yah implementor / consultant nya.
BalasHapussalam...
BalasHapusbersyukur dapat menemukan artikel ini...
sy akan mengadakan penelitian tesis ttg technologi acceptace model (TAM) ERP di PT Semen Gresik..
mudah2an qt dapat saling berbagi..
oya sekedar info, skg mereka menggunakan SAP sejak 1 januari 2010
mas triagung,
BalasHapusdari sisi business proses utk perusahaan manufacturing seperti Semen Gresik, JD Edwards sudah menjadi solusi teratas diantara pesaing ERP lainnya.
banyak positif dan negatif dari masing2 ERP yang ada. dan semuanya dikembalikan lagi kepada client, manakah yg lebih dipilih.
SAP terkenal dengan Best practicenya, dan terkenal dengan sukar utk menyesuaikan bisnis proses klien.
JDE dimana sudah diakuisisi oleh Oracle, yang memang terdepan dalam hal teknologinya, baik database, SOA dan sebagainya.
demikian inputan dari saya
Dalam tahap2 implementasi ERP tentunya melalui proses piloting di unit atau lokasi tertentu. Nah atas dasar apakah kita mementapkan unit/lokasi yang akan dijaikan sebagai pilot project. Terima kasih
BalasHapus@all: terima kasih atas tanggapannya...artikel ini dibuat sebelum PT SG menerapkan SAP. Penerapan teknologi yang lebih modern pasti ada dampak positif negatifnya. Namun diharapkan PT SG dapat meningkatkan produk dan layanannya dengan diterapkannya SAP.
BalasHapus